Ab 27. November 2020 besteht eine E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland für Bundesbehörden. Ab dann sind  öffentliche Verwaltungen angehalten nur elektronische Rechnung zu akzeptieren.

Das ZUGFeRD-Format ist eine XRechnung mit zusätzlicher PDF-Datei und ist gemäß Richtlinien. Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Datenformat, dass in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) Rechnungsdaten im XML-Format strukturiert. Rechnungen im ZUGFeRD-Format sollen zwischen Unternehmen und zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung schnell ausgetuscht werden können. Hier erfährst du mehr über das ZUGFeRD-Format: Hier klicken

Hinweis: Das ZUGFeRD-Format ist nur für Unternehmen in Deutschland, Österreich und Schweiz verfügbar.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung, Factur-X und ZUGFeRD?

XRechnung ist die deutsche Auslegung der EU-Norm EN 16931-1. Bei XRechnung handelt es sich aber um ein Dokument ohne maschinenlesbare Daten wie bspw. ZUGFeRD-PDF. Welches Format du verwendest, bleibt dir überlassen: ZUGFeRD und XRechnung sind gleichberechtigt nebeneinander (vgl. BMWi). Bei zistemo verwenden wir das ZUGFeRD-Format, da Du damit in ganz Europa gültige elektronische Rechnungen empfangen und versenden kannst. Factur-X ist das französische Gegenstück zu ZUGFeRD und beide sind miteinander kompatibel. Bei zistemo kannst du ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

ZUGFeRD-Rechnung mit zistemo erstellen

Wenn du deine Rechnungen im ZUGFeRD Format versenden möchtest, gehe zu Voreinstellungen/Rechnungen und Angebote und aktiviere “Rechnungen als ZUGFeRD-PDF Format versenden”. Somit werden deine Rechnungen in Zukunft im Format ZUGFeRD 2.1.1 und FacturX 1.0.05 (Profil: EN16931-COMFORT) versendet.

Es gibt auch die Möglichkeit, einzelne Rechnungen als ZUGFeRD-PDF herunterzuladen, wenn du z.B. dieses Format nicht für alle Kunden automatisch verwenden möchtest. Gehe dazu einfach zu der entsprechenden Rechnung und klicke auf den rechten Dropdown. Wähle dann “ZUGFeRD PDF herunterladen”.

ZUGFeRD-Dokument validieren

Hier kannst du deine ZUGFeRD-Rechnung validieren: Hier klicken

Bitte stelle sicher, dass du deine eigene Firmen USt-IdNr. und Handelsregisternummer bei den Unternehmenseinstellungen korrekt eingetragen hast. Des weiteren muss auch bei den Kundendaten die USt-IdNr. und Handelsregisternummer korrekt hinterlegt sein. Ohne die korrekten Angaben ist die ZUGFeRD-Rechnung nicht valide!

Elektronische Rechnung erhalten

Mit zistemo kannst du natürlich auch elektronische Rechnungen ganz einfach importieren. Wenn du eine z.B. eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erhältst, gehe einfach zu Ausgaben/Import und wähle “ZUGFeRD-PDF importieren”.

Wähle anschließend die Datei zum importieren. Alle Felder der Ausgabe werden automatisch ausgefüllt. So einfach! Natürlich funktioniert das auch mit XRechnungen und Rechnungen im Factur-X-Format.