Ab dem 01. Januar 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland obligatorisch. Weitere Informationen hier

Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Datenformat, dass in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) Rechnungsdaten im XML-Format strukturiert. Rechnungen im ZUGFeRD-Format erfüllen die Vorgabe der EN16931 und können als E-Rechnung verwendet werden.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung, Factur-X und ZUGFeRD?

XRechnung ist die deutsche Auslegung der EU-Norm EN 16931. Bei XRechnung handelt es sich aber um ein Dokument ohne menschenlesbare Daten wie bspw. ZUGFeRD-PDF. Welches Format du verwendest, bleibt dir überlassen. Bei zistemo verwenden wir standardmäßig das ZUGFeRD-Format, da Du damit in ganz Europa gültige elektronische Rechnungen empfangen und versenden kannst. Factur-X ist das französische Gegenstück zu XRechnung und beide sind miteinander kompatibel. Bei zistemo kannst du ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

ZUGFeRD-Rechnung mit zistemo erstellen

Wenn du deine Rechnungen im ZUGFeRD Format versenden möchtest, gehe zu Voreinstellungen/Rechnungen und Angebote und aktiviere “Rechnungen als ZUGFeRD-PDF Format versenden”. Somit werden deine Rechnungen in Zukunft im Format ZUGFeRD 2.1.1 und FacturX 1.0.05 (Profil: EN16931-COMFORT) versendet.

Es gibt auch die Möglichkeit, einzelne Rechnungen als ZUGFeRD-PDF herunterzuladen, wenn du z.B. dieses Format nicht für alle Kunden automatisch verwenden möchtest. Gehe dazu einfach zu der entsprechenden Rechnung und klicke auf den rechten Dropdown. Wähle dann “ZUGFeRD PDF herunterladen”.

Ebenso kannst du auch “nur” die XML-Daten herunterladen:

ZUGFeRD-Dokument validieren

Hier kannst du deine ZUGFeRD-Rechnung validieren: Hier klicken

Elektronische Rechnung erhalten

Mit zistemo kannst du natürlich auch elektronische Rechnungen ganz einfach importieren. Erfahre mehr, wie du E-Rechnung zu zistemo hinzufügst 👉 https://zistemo.com/knowledge-base/content/e-rechnungen-importieren-de/

Felder in einer E-Rechnung

USt-IdNr./Steuernummer

Die USt-IdNr./Steuernummer des Verkäufers ist auf Rechnungen erforderlich, ohne diese kann es zu steuerlichen Problemen kommen. Füge deine USt-IdNr./Steuernummer im Unternehmensprofil hinzu. Mehr dazu hier

Stelle am besten auch sicher, dass du die USt-IdNr./Steuernummer des Kunden in zistemo gepflegt hast.

Leistungszeitraum

Der Leistungszeitraum muss in einer E-Rechnung mit Start- und Endzeitraum angegeben sein. Verwende am besten doe Felder für Start- und Enddatum beim Erstellen einer Rechnung.

Bank Informationen

In die XML-Daten werden automatisch die Bankdaten aus dem Unternehmensprofil eingefügt. Du kannst nur ein Bankkonto hinterlegen, welches zur E-Rechnung hinzugefügt wird. Bitte beachte, dass ggf. abweichende Bank Informationen aus der Rechnungsvorlage nicht in die XML-Daten übernommen werden, sondern nur die Daten aus dem Unternehmensprofil.

Verkäufer Kontaktperson (Seller Contact)

Die Kontaktperson des Verkäufers (Seller Contact) wird automatisch in die XML-Daten übernommen. Dabei werden die Daten des Nutzers übernommen, der die Rechnung erstellt hat. Es wird Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (Fallback: Telefonnummer aus den Unternehmenseinstellungen) übernommen.

Bestellnummer

Die Bestellnummer kann über benutzerdefinierte Felder von Projekten in die XML-Daten übernommen werden. Benenne das Feld exakt #Ordernumber. Hier mehr dazu

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist ein Feld spezifisch den deutschen Anforderungen. Es muss bei Rechnungen an Behörden (B2G) angeben werden. Die Leitweg-ID kann über benutzerdefinierte Felder für Kunden zu der XML-Rechnung hinzugefügt werden. Benenne das Feld exakt #Leitweg-ID. Ist das Feld nicht verfügbar, wird automatisch immer 999 eingetragen. Hier mehr dazu